PHOENIX: Mehr als nur ein Projekt

Die technische Grundlage bildet der Wechsel auf das moderne ERP-System SAP S/4 HANA, der Anfang des Jahres vollzogen wurde. Im Zuge von PHOENIX wurden aber zudem 125 Prozesse optimiert, um das digitale Portfolio auszubauen. Kunden profitieren vor allem von einer verbesserten Servicequalität, schnellerer Reaktionszeit und höherer Artikel-Verfügbarkeit.

„Das PHOENIX Projekt ist konsequent auf die wachsenden Anforderungen unserer Kunden an unser digitales Serviceportfolio abgestimmt“, erklärt Projektleiterin Alexandra Geibel. „Wir bringen die Leistungsfähigkeit und Flexibilität unserer IT-Systeme auf ein zukunftsfähiges Niveau und stellen parallel dazu sämtliche weltweit gültigen Geschäftsprozesse auf den Prüfstand, um zu erkennen, welche Arbeits- abläufe sich verbessern oder durch eine Digitalisierung effizienter gestalten lassen. Auf diese Weise schaffen wir die Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung unserer gesamten Digitalisierungsstrategie.“

Bei dieser hochgradig komplexen Aufgabe hat die Projektleiterin einen erfahrenen IT-Manager an ihrer Seite. Hans-Joachim Dietrich hat als Multi-Projekt- Manager im Hintergrund die übergeordnete Orches- trierung aller IT-nahen Projekte des Digitalisierungs- programms der HANSA‑FLEX AG übernommen. Darüber hinaus sind verschiedene externe Partner sowie mehr als 100 nationale und internationale Fach- und Führungskräfte der HANSA‑FLEX AG aktiv in das PHOENIX Projekt eingebunden. Ein internes Changemanagement-Team (KOMPASS) aus erfahrenen Kolleginnen und Kollegen verschiedener Abteilungen begleitet die Veränderungsprozesse und unterstützt die Kommunikation zwischen der Projektleitung und den einzelnen Fachbereichen.

PHOENIX und seine zahlreichen Vor- und Teilprojekte sind in vier zeitliche Phasen unterteilt. 2020 konnten die Projektinitialisierung und die Planungsphase abgeschlossen werden. Die organisatorische Ebene der Prozessanalysen und -verbesserungen bildet die Basis und die wichtigste Säule des PHOENIX Projekts. Insgesamt 36 Hauptprozesse und 186 Unterprozesse in sämtlichen Unternehmensbereichen sollen bis Ende 2022 überarbeitet und umgesetzt und schließlich in den neuen SAP-Systemen auf S/4 HANA abgebildet werden.

„Wir haben die Prozesse zusammen mit den verantwortlichen Fachbereichen intensiv analysiert und für jeden Prozess die verantwortlichen Process Owner und Process Experts festgelegt“, berichtet Alexandra Geibel. „Wir haben Workshops durchgeführt, Schmerz- punkte identifiziert und das Verständnis für Probleme und Verbesserungschancen in aktuellen Prozessen geschärft, Prioritäten gesetzt und mögliche Lösungs- ansätze ausgearbeitet.“

In 2020 wurden alle geplanten Prozess-Workshops durchgeführt und die gesamte Prozess-Matrix – eine Übersicht der wesentlichen nationalen und interna- tionalen Geschäftsprozesse der HANSA‑FLEX AG – komplett überarbeitet. Für die operative Umsetzung der geplanten Änderungen bleiben den Fachbe- reichen, der Projektleitung und dem begleitenden KOMPASS-Team nun etwa zwei Jahre Zeit.

Auf der technischen Ebene konnten umfassende Kompatibilitätsprüfungen und Daten-Checks absol- viert, die Migrationsstrategie von SAP R/3 auf S/4 erarbeitet sowie konkrete Handlungsempfehlungen für das weitere Vorgehen formuliert werden. Im ersten Teilprojekt wurden die Migration der SAP- System-Infrastruktur in die Microsoft Azure Cloud und die Einführung der HANA-Datenbank realisiert sowie die Basisbetreuung der SAP-Systeme an einen externen Dienstleister abgegeben.

Die Arbeiten zur eigentlichen Migration der SAP- Systeme zu SAP S/4 beginnen im Frühjahr 2021. Die technische Migration soll Ende 2021 zeitgleich in Deutschland und in allen an das SAP angeschlossenen 27 Auslandsgesellschaften umgesetzt werden. Nach dem geplanten Go-live sollen ab Anfang 2022 über das Jahr hinweg weitere Prozessoptimierungen umgesetzt werden, um das System stetig weiterzuentwickeln.

PHOENIX und seine zahlreichen Vor- und Teilprojekte sind in vier Phasen unterteilt. 2020 wurden die Projektinitialisierung und die Planungsphase abgeschlossen, Ende 2021 der technische Umstieg. Parallel wurden weltweit Schmerzpunkte und Handlungsfelder identifiziert. Daraus resultiert, dass nach einer kurzen Konsolidierungsphase 36 Haupt- und 186 Unterprozesse in sämtlichen Unternehmensbereichen bis Ende 2022 überarbeitet, umgesetzt und schließlich in den neuen SAP-Systemen auf S/4 HANA abgebildet werden.

Das Prozessmanagement ist jedoch nur die Hälfte des Projekts. Auch die technische Grundlage für die digitale Transformation musste geschaffen werden. HANSA‑FLEX entschied sich daher, die ERP-Software zur Steuerung der Unternehmensabläufe zu erneuern. „Die Digitalisierung bringt es mit sich, dass immer mehr Geschäftsprozesse in der Cloud stattfinden müssen, um einen einfachen Zugriff von überall auf der Welt mit mobilen Endgeräten zu ermöglichen“, berichtet Geibel. „SAP S/4 HANA ebnet uns hier den Weg, um die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben.“ Auch ohne dies wäre ein Wechsel unausweichlich gewesen: Die Vorgängerversion SAP R/3 ECC wird nur noch wenige Jahre von SAP unterstützt.

Da das ERP-System fast alle Prozesse im Unternehmen steuert, ist ein Updateprojekt immer eine gewaltige Herausforderung. Entsprechend ausführlich war die Vorbereitung. Auf Basis umfassender Kompatibilitätsprüfungen und Datenchecks entwickelten die Verantwortlichen eine Migrationsstrategie. Zunächst wurde die SAP System-Infrastruktur in die Microsoft Azure Cloud verlegt und die neue HANA-Datenbank eingeführt. Die Arbeiten zur eigentlichen Migration auf SAP S/4 HANA begannen im Frühjahr 2021. Pünktlich, plangemäß und nahezu reibungslos erfolgte der Echtbetrieb im neuen System zum Jahreswechsel – in Deutschland und allen 27 angeschlossenen Auslandsgesellschaften.

Durch das PHOENIX Projekt und die damit verbundenen Prozessoptimierungen verbessert sich für HANSA‑FLEX Kunden die Servicequalität erheblich. Online-Angebote wie das Schlauchmanagement oder der Onlineshop greifen auf die SAP-Datenbank zu und werden durch die Umstellung noch schneller und stabiler. Servicetechniker vom Mobilen Sofortservice und vom Industrieservice nutzen über mobile Endgeräte ebenfalls Daten aus dem System, um sich auf Einsätze vorzubereiten oder die Dokumentation zu Aufträgen abzulegen. Auch hier wird sich die höhere Performance positiv auswirken. Entscheidend ist jedoch, dass durch PHOENIX die Reise in die Digitalisierung beschleunigt wird und beispielweise auch die Welt des Internet der Dinge (IoT) offen steht. „Wir freuen uns darauf, unsere Services und Angebote ständig weiterzuentwickeln und damit unsere Kunden nachhaltig zu unterstützen“, resümiert Geibel.